Типичные ошибки при создании склада. Что нужно учесть, чтобы их избежать
На вопрос «Зачем нужен склад?» ответы звучат разные, но в подавляющей массе — это обеспечение хранения товара, создание различных товарных запасов, комплектование и отгрузка заказов. Но можно добавить еще один ответ — для сохранения и увеличения ценности товара. Сочетание привлекательной цены, приемлемого качества и необходимой доступности — это и есть ценность. В условиях сегодняшней конкуренции сохранение ценности товара может стать приоритетным вектором для многих предприятий. Пока товар в движении к потребителю, его ценность не уменьшается. За счет скорости доставки может увеличиться доступность товара. Минимальные затраты на закупку и доставку положительно скажутся на привлекательности цены. Сохранив при этом надлежащее качество товара, можно рассчитывать на увеличение его ценности. Но стоит товару попасть на склад, все сразу может измениться в противоположную сторону, и чем длительнее время хранения, тем меньше остается шансов ценность сохранить.
По сложившемуся мнению, складское хранение является «балластом», который порождает только дополнительные затраты, замораживает оборотные средства и усложняет работу предприятию. Именно это мнение не позволяет многим руководителям уделять должное внимание работе склада. По некоторым оценкам, до 80% складов созданы и работают с ошибками. Изначально, еще на стадии проектирования закладываются будущие проблемы. Именно из-за недооценки последствий возможных ошибок при создании склада, зачастую, уже работающий склад имеет крайне низкую эффективность.
Как обычно создается склад? Вначале рождается понимание необходимости и идея создания склада. Далее принимается решение о требуемой его площади. Если уже имеется готовое помещение, то просто создается будущая планировка склада, ремонтируется само помещение, закупаются и устанавливаются стеллажи, приобретается необходимое оборудование. Остается дело за малым — на основании неких собственных расчетов и, исходя их прошлого опыта руководителей, формируется структура склада и подбирается для него персонал. Итак: помещение есть, оборудование закуплено, персонал укомплектован. Работаем.
Если готового помещения нет, то выбирается площадка, покупается проект складского здания, привязывается к площадке и строится склад. Далее все также: на основании неких расчетов и прошлого опыта, осуществляются закупки и подбирается персонал. Теперь склад можно загружать товаром и начинать работу.
Вот тут выявляются нестыковки и ошибки. Большинство складов создается без разработки топологии склада, деления на зоны, распределения товарных потоков, описания складских процессов. В результате появляется эффект бутылки, когда либо приемка работает быстрее отгрузки, либо отгрузка опережает приемку. При этом следует учитывать, что большинство компаний создают новый склад, со всеми ошибками и недостатками уже существующего. То есть, текущие ошибки переносятся на новый объект.
Последствием этого, как правило, становится постоянная смена руководящего складом персонала, нескончаемые перестройки внутри склада, сбои в его работе, недовольства клиентов, образование неликвидов, текучесть кадров и т.д. Перечислять можно достаточно долго. В итоге приходится обращаться к специалистам с просьбой провести диагностику состояния склада и предложить спасительное решение по реорганизации складского хозяйства. Как правило, реорганизация работы обходится недешево и может потребовать даже радикальных перемен.
Избежать данной ситуации можно, изначально выбрав правильный путь, который следует разбить на несколько этапов:
- Провести анализ действующей логистической системы предприятия.
при этом следует не только еще раз внимательно изучить текущую деятельность, но и изучить возможность оптимизации, а также учесть параметры перспективного грузопотока, проходящего через склад. - Провести логистическое планирование склада, разделить склад на зоны.
это крайне важный шаг, который необходимо сделать еще до архитектурно-строительного проектирования. На этом этапе следует подобрать все складское оборудование, понять каким образом будет строиться работа склада, какие процессы связаны с внешними факторами и каким образом они будут увязаны с фактором человеческим и информационными потоками. Фактически, необходимо определить модель склада, которая впоследствии поможет проектировщику создать склад под Вашу логистику, но, ни в коем случае наоборот. - Архитектурно-строительное проектирование.
на данном этапе происходит «притирка» желаемой технологии работ с законодательными актами. Согласовываются и утверждаются типы грузовых стеллажей, способы обработки грузов, виды и типы подъемно-транспортного оборудования, системы пожаротушения и пути эвакуации персонала. Исходя из графика работы, рассчитывается необходимое количество персонала и, как следствие, определяется необходимое количество подсобных, вспомогательных, технологических помещений; выделяются специализированные зоны хранения, изучаются товарные потоки и места их пересечения. В итоге мы получаем согласованный проект с подробным описанием технологии работы. - Строительство и комплектация объекта, обучение персонала.
данный этап может длиться довольно долго - это зависит от правильности выбора генерального подрядчика, составления планов проведения работ и планов финансирования строительства. Здесь нужно учесть, что генподрядчик строит, а заказчик контролирует ход строительства. Важно, чтобы был простой и понятный диалог, с документированием всех пожеланий и изменений. Ведь уже в ходе строительства может появиться необходимость внесения изменений и корректировок в проект. Этого не следует бояться, но нужно учитывать временные рамки и строительства, и корректировок. - Описание и настройка процессов.
в ходе предыдущих этапов мы поняли, каким образом будет работать склад, какие человеческие ресурсы необходимо задействовать. Все это время мы тщательно изучали складские процессы, формировали процессные регламенты, готовили инструкции, набирали и обучали персонал. Теперь пришло время все это воплотить в жизнь и оценить результаты своих трудов. - Запуск объекта.
перед нами один из сложнейших этапов становления склада, который потребует не только силы воли, но и понимания со стороны руководства. Этот этап - сложнейший, так как предстоит применить весь опыт и знания, оценить в какой степени удалось избежать ошибок. - Эксплуатация объекта.
данный этап — это совершенствование технологий и процессов, поиск новых решений. Все это направлено на эффективное использование склада.
Конечно, все вышеперечисленное выполнимо при одном условии — наличии подробного текущего анализа логистической системы компании, анализа складской логистики. Требуется изначально понимать: в каком состоянии находится логистика компании и какие изменения нужны. Для этого можно провести диагностику складской логистики, а возможно, и логистический аудит. Данные процессы достаточно сложные и кропотливые, требуют соответствующего опыта и квалификации. Далеко не каждая компания имеет собственные ресурсы, позволяющие это сделать самостоятельно. Создание склада — процесс не частый, и для такой работы можно привлечь ресурсы со стороны. Главное — наличие опыта и необходимой квалификации у исполнителей. При этом свой персонал будет занят решением текущих основных задач.
Логистическое технологическое проектирование склада - с момента возникновения идеи его создания - гарантирует минимизацию возможных ошибок при проектировании и эксплуатации.