+375 (17) 217-00-62
+375 (29) 644-15-77
+375 (29) 215-94-83
  • Как найти того, кому делегировать полномочия, и как сделать это правильно

Как найти того, кому делегировать полномочия, и как сделать это правильно

30.06.17г.
Рубрика: Бизнес-образование Направление: Менеджмент, Управление персоналом Авторы: Вероника Коппек

В каких случаях руководителям следует делегировать полномочия и как это делать с минимальными рисками. Рассказывает бизнес-тренер по развитию управленческих компетенций Вероника Коппек.

 
– Сегодня речь о том, как правильно раздать задачи, чтобы работа была сделана качественно.
Делегировать полномочия нужно только тогда, когда вы видите, что в коллективе есть человек, который справится с задачей. 
 

Причины передать часть нагрузки могут быть следующими:
 
  • Вы хотите внести разнообразие в работу своего подчиненного
  • Вы хотите дать импульс развитию сотрудника или готовите заместителя, преемника
  • У вас есть более важные и срочные управленческие задачи
  • У вас остается слишком мало времени для того, чтобы думать и принимать управленческие решения
Есть ряд вопросов, которые нельзя делегировать. Ни при каких обстоятельствах не стоит отдавать рядовым сотрудникам:
  • Решения, связанные со стратегическим развитием компании
  • Кадровые решения (найм, увольнение, ротация, распределение вознаграждения)
  • Дисциплинарные решения (наказания, штрафы)
  • Контроль за важными бизнес-процессами
  • Задачи, сопряженные с большим риском для стабильной работы компании
  • Задачи, связанные с работой с конфиденциальной информацией
  • Личные просьбы вышестоящего руководителя или клиента
Если ваш подчиненный – линейный менеджер, тогда вы естественным образом передаете ему часть управленческих полномочий в рамках его зоны ответственности. Но исполнителям этот круг задач отдавать нельзя.
 
 
Как правильно выбирать того, кому и что делегировать
 
Независимо от того, насколько хорошо вы знаете своих подчиненных, я рекомендую делать анализ каждый раз, когда вы решаете вопрос – кому отдать задачу?
 
Анализ предполагает взвешивание альтернатив по определенным критериям. По каждому сотруднику нужно задать себе ряд вопросов:
  1. Компетенция. Есть ли у человека опыт выполнения аналогичных задач? Есть ли у него необходимые способности, знания и навыки?
  2. Мотивация. Будет ли ему интересна эта работа? Могу ли я мотивировать его?
  3. Загруженность. Есть ли у него время для выполнения этого задания? Есть ли у меня возможность перераспределить его нагрузку?
  4. Развитие. Может ли эта работа помочь сотруднику в достижении его целей? Нужно ли мне выявлять его способности к этой работе?

Делегируйте тому, кто лучше всего соответствует этим критериям.
 
Как правильно делегировать полномочия
 
Последовательность действий при делегировании может быть такой:
  1. Сформируйте список задач, которые вы планируете поручить.
  2. Четко сформулируйте для себя ЧТО вы должны делегировать, КОГДА и КАК это лучше сделать. Выбор времени и способа постановки задачи особенно важен, поскольку повлияет на качество ее понимания сотрудником и, соответственно, результат. То есть задачу нужно ставить в тот момент, когда подчиненного ничего не будет отвлекать и он сможет понять ее суть правильно.
  3. Определите лучшего исполнителя, который способен справиться с задачей и мотивирован на выполнение этой работы.
  4. Подумайте как вы могли бы поощрить хорошее выполнение поручения.
  5. Оцените все риски делегирования и постарайтесь их снизить.
  6. Поставьте задачу, обсудите с сотрудником ее суть и объем работы, объясните значимость вашего поручения.
  7. Поделитесь с исполнителем своими наработками и опытом, чтобы лучше подготовить его к выполнению этой работы. Важно чтобы сотрудник не столько запомнил суть задания, сколько понял почему он должен его выполнить. Для этого нужно пояснять, почему нужно сделать именно так или к этому сроку.
  8. Определите, какие полномочия понадобятся сотруднику, чтобы решить задачу и предоставьте необходимые ресурсы.
  9. Консультируйте и контролируйте сотрудника в процессе работы. Даже если вы привыкли считать его компетентным и ответственным, то в выполнении новой для себя работы он может допустить ошибки. Уделяя внимания исполнителю, вы сможете снизить вероятность их появления.
  10. Оцените результаты и наградите сотрудника. Даже если в первый раз итоги вас не устроят, поблагодарите его за то, что взял на себя ответственность. Проанализируйте причины неудачи и примите решение – стоит ли в будущем отдавать эту работу именно ему.

При делегировании важно определить случаи, когда сотрудник может принимать решения сам, а также составить список коллег, с которыми ему нужно контактировать. Необходимо пресекать попытки переделегирования: когда сотрудник пытается переложить работу на руководителя или другого специалиста.
 
Очень важно то, как вы поговорите с подчиненным, которому собираетесь что-то поручить. Почувствуйте разницу между вариантами:
 

 
Признак того, что вы говорите правильно – у сотрудника возникает желание выполнить ваше поручение.
 
Чем еще можно мотивировать сотрудника при делегировании
 
Список такой:
  • Новыми интересными задачами или уменьшением доли рутины
  • Более высоким уровнем ответственности
  • Возможностью получить новый опыт/знания
  • Подготовкой к более высокой должности, возможностью проявить себя в новой роли
  • Возможностью получить дополнительное вознаграждения/надбавку/ повысить оклад
  • Повышением статуса в коллективе
  • Получением дополнительных льгот или привилегий (отгул, график работы, право выбирать задачи и т.п.)
И еще. Делегирование – это один из способов удержания талантливых инициативных сотрудников, а не только возможность высвободить время руководителя. Поэтому даже если у вас очень много свободного времени – есть причина задуматься о делегировании.
 
 
Источник: probusiness.by
вернуться к публикациям
Комментарии (0)
Войти как

Автор публикации

ДРУГИЕ ПУБЛИКАЦИИ