Исследование и оптимизация бизнес-процесса «Закупки» ОАО «Беларуськалий»

Открытое акционерное общество "Беларуськалий" - один из крупнейших в мире и самый крупный на территории СНГ производитель и поставщик калийных минеральных удобрений. Численность персонала предприятия составляет более 18,5 тысяч работников. Предприятие представляет собой многопрофильный комплекс подразделений, выполняющих полный цикл основных и вспомогательных видов деятельности, направленных на выпуск минеральных удобрений. Кроме того, в состав ОАО входят различные подсобные и социальные подразделения.

С учетом амбициозных стратегических целей, которые поставило перед собой руководство предприятия, а также государство в лице его собственника: увеличение объемов производства, освоение выпуска принципиально новых продуктов, удержание и расширение позиций на внешнем рынке – существующая модель управления не может обеспечить эффективное функционирование в соответствии с новыми требованиями. Возникает, так называемая, «проблема роста», когда внешний рост организации (за счет значительного расширения производственных мощностей) опережает внутренний, определяемый развитием его модели управления.

Перед нашей компанией была поставлена задача: «Провести исследования, дать оценку обоснованности численного состава персонала, занятого в управлении предприятием, с учетом выполняемых функций и объема работ, для проведения мероприятий по оптимизации численности и повышению качества и эффективности управления, на примере разработки перспективной модели процесса закупок»

Работа консультантов

• Исследование организационной структуры и структуры управления закупками в ОАО «Беларуськалий», уточнение целей проекта
• Исследование существующего процесса закупок и разработка методологии описания бизнес-процесса «Закупки»
• Разработка описания текущего состояния процесса «как есть»
• Разработка ключевых показателей бизнес-процесса «Закупки»
• Расчет необходимой численности персонала в модели «как есть»
• Исследование текущего состояния процесса закупок. Выявление и описание проблемных мест процесса закупки. Выработка рекомендаций по оптимизации процесса
• Разработка перспективной модели бизнес-процесса «Закупки»
• Расчет необходимой численности персонала в предлагаемой модели бизнес-процесса «Закупки» по состоянию «как надо»
• Разработка предложений по оптимальной численности занятого в бизнес-процессе «Закупки» персонала
• Исследование перспективной модели бизнес-процесса «Закупки» на возможность применения ключевых показателей в системе материального стимулирования и подготовка предложений по их применению

Результат

По итогам выполнения проекта были достигнуты следующие результаты:

• разработана перспективная модель бизнес-процесса «Закупки»
• определена и закреплена ответственность за результаты выполнения процесса «Закупки»
• выставлены требования ко времени выполнения, как всего процесса, так и его отдельных функций и действий для исполнителей
• сформированы предложения по реорганизации структуры отделов управления материально-технического снабжения
• подготовлены образцы должностных инструкции и положений о подразделениях в рамках выполнения бизнес-процессов
• произведена оценка трудоёмкости бизнес-процесса
• рассчитаны нормативы загрузки персонала
• разработаны ключевые показатели процессов (KPI), позволяющие измерять эффективность выполнения процесса
• сформированы предложения по применению KPI показателей в системе мотивации персонала

Внедрение результатов проекта позволит предприятию

• обеспечить равномерную загрузку исполнителей на всех этапах процесса закупки
• повысить производительность труда инженера на 16%
• снизить зависимость результатов прохождения процесса от квалификации инженера
• повысить возможность взаимозаменяемости инженеров внутри функционального подразделения